行政事业单位内部控制的关键点主要查看单位预决算业务控制、收支业务控制、政府采购业务控制、资产控制、建设项目控制、合同控制以及部门监督等经济活动的内部控制关键环节。最常用的是预算、收支、政府采购和资产控制关键点。
主要包括是否建立健全预算编制、审批、执行、决算与评价等预决算管理制度。
(1)预算管理。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位是否相互分离。预算编制是否做到程序合规、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。是否建立预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制,并按照规定进行项目评审,根据工作计划细化预算编制。是否根据所设部门的职责和分工,对按照法定程序批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下达,规范预算追加调整程序。是否建立预算执行分析机制,以及定期通报各部门预算执行情况,召开预算执行分析会议,研究解决预算执行中存在的问题,提出改进措施。
(2)决算管理。决算是否真实、完整、准确、及时,是否实施决算分析工作,强化决算分析结果运用,建立健全单位预算与决算相互反映、相互促进的机制。是否实施预算绩效管理,建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用”的全过程预算绩效管理机制。
主要包括是否建立健全收入管理制度;是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,收款、会计核算等不相容岗位是否相互分离。
(1)收入核算管理。各项收入是否由财会部门归口管理并进行会计核算,有无设立账外账情况。业务部门是否在涉及收入的合同协议签订后及时将合同等有关材料提交财会部门作为账务处理依据。财会部门是否定期检查收入金额与合同约定相符;对应收未收项目是否查明情况,明确责任主体,落实催收责任。有政府非税收入收缴职能的单位是否按照规定项目和标准征收政府非税收入,按照规定开具财政票据,并及时、足额上缴国库或财政专户;有无以任何形式截留、挪用或者私分的情况。
(2)票据管理。是否建立健全票据管理制度。财政票据、发票等各类票据的申领、启用、核销、销毁是否履行规定手续。是否按照规定设置票据专管员,建立票据台账,做好票据的保管和序时登记工作。票据是否按照顺序号使用,有无拆本使用情况,是否做好废旧票据管理。负责保管票据的人员是否配置单独的保险柜等保管设备,并做到人走柜锁。是否存在违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据、发票等票据,擅自扩大票据适用围的情况。
主要包括单位是否建立健全支出内部管理制度,确定单位经济活动的各项支出标准,明确支出报销流程,按照规定办理支出事项。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,支出申请和分级审批、付款审批和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位是否相互分离。是否按照支出业务的类型,明确审批、审核、支付、核算和归档等支出各关键岗位的职责权限。
(1)审批审核管理。是否明确支出的分级审批权限、程序、责任和相关控制措施,审批人是否在授权范围审批,有无越权审批情况。是否全面审核各类单据,包括单据来源是否合法,内容是否真实、完整,使用是否准确,是否符合预算,审批手续是否齐全。支出凭证是否附反映支出明细内容的原始单据,并由经办人员签字或盖章,超出规定标准的支出事项是否由经办人员说明原因并附审批依据。
(2)支付管理。是否明确报销业务流程,按照规定办理资金支付手续。签发的支付凭证是否进行登记。使用公务卡结算的,是否按照公务卡使用和管理有关规定办理业务。实行国库集中支付的是否严格按照财政国库管理制度有关规定执行。财会部门是否根据支出凭证及时准确登记账簿,与支出业务相关的合同等材料是否提交财会部门作为账务处理的依据。
(3)债务管理。举借债务的单位是否建立健全债务内部管理制度,明确债务管理岗位的职责权限,有无由一人办理债务业务全过程的情况。大额债务的举借和偿还属于重大经济事项,是否对其进行充分论证,并由单位领导班子集体研究决定。是否做好债务的会计核算和档案保管工作。是否加强债务的对账和检查控制,定期与债权人核对债务余额,进行债务清理。
主要包括是否建立健全政府采购预算与计划、政府采购活动、验收管理等政府采购内部管理制度。是否明确相关岗位的职责权限,政府采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位是否相互分离。
(1)预算和计划管理。是否建立预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机制。是否根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算,按照已批复的预算安排政府采购计划。
(2)采购活动管理。是否对政府采购活动实施归口管理,在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。是否加强对政府采购申请的内部审核,按照规定选择政府采购方式、发布政府采购信息。对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项是否严格履行审批手续。
(3)项目验收管理。是否根据规定的验收制度和政府采购文件,加强对政府采购项目验收的管理;是否由指定部门或专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,并出具验收证明。
(4)记录和统计管理。是否加强对政府采购业务的记录控制。是否妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。是否加强对涉密政府采购项目的安全保密管理。对于涉密政府采购项目,是否与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。是否定期对政府采购业务信息进行分类统计,并在内部进行通报。
主要包括是否对资产实行分类管理,建立健全资产内部管理制度。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限。
(1)货币资金管理。是否建立健全货币资金管理岗位责任制,合理设置岗位,有无由一人办理货币资金业务的全过程,有无不相容岗位没有分离的情况。出纳是否兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作。有无一人保管收付款项所需的全部印章;负责保管印章的人员是否配置单独的保管设备,并做到人走柜锁。按照规定应当由有关负责人签字或盖章的,是否严格履行签字或盖章手续。是否加强对银行账户的管理,严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。是否加强货币资金的核查控制,指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金,核对银行存款余额,抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表;对调节不符、可能存在重大问题的未达账项是否及时查明原因,按照相关规定处理。
(2)实物资产和无形资产管理。是否明确相关部门和岗位的职责权限,强化对配置、使用和处置等关键环节的管控。是否对资产实施归口管理,明确资产使用和保管责任人,落实资产使用人在资产管理中的责任。贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产,是否指定专人保管、专人使用,并规定严格的接触限制条件和审批程序。是否按照国有资产管理相关规定,明确资产的调剂、租借、对外投资、处置的程序、审批权限和责任。是否建立资产台账,加强资产的实物管理。是否定期清查盘点资产,确保账实相符。财会、资产管理、资产使用等部门或岗位是否定期对账,发现不符的,是否及时查明原因,并按照相关规定处理。是否建立资产信息管理系统,做好资产的统计、报告、分析,实现对资产的动态管理。
一、经验、问题、计划和建议
1.内部控制工作的经验、做法及取得的成效:填写单位在建立与实施内部控制的过程中总结出的经验、做法,以及在预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等业务领域中建立与实施内部控制后取得的成效,需逐条填写。
2.内部控制工作中存在的问题与遇到的困难:填写单位在建立与实施内部控制过程中出现的问题、单位在自我评价过程中发现的问题以及工作中遇到的困难。纪检、巡视、审计、财政检查等外部检查发现的与本单位预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等经济业务领域相关的内部控制问题,也应一并反映,需逐条填写。
3.对当前行政事业单位内部控制工作的意见或建议:填写基于本年内部控制建设的经验及问题总结,单位对于推进行政事业单位内部控制建设的意见或建议,可以包括但不局限于内部控制建设的组织形式、基本方向、建设难点等内容,需逐条填写。
范例一:
内部控制工作的经验、做法、成效 |
一、领导重视,全员参与。重视的具体做法一是宣传,因为内部控制环境是内控建设得以有效实施的重要保障,我们能过会议、单位官网、政务宣传栏等多渠道对内控工作进行多方位宣传;二是全员培训,通过培训达到单位负责人意识到自己需对本单位内部控制的建立健全和有效实施负第一责任的意识,也让全体教职工认识到内控不仅仅是财务的事情,而是整个单位内部管理的各个环节都需要通过内控来规范各各项业务,我们针对内控的实施组织了多次全员培训,以提高全员实施内控制度的意识。 |
二、落实监督考核机制。成立由局办、校督导室或监察部门牵头成立内部专职监督部门,让监督评价机制落地。我们将内控的实施纳入学校绩效考核,以达到通过监督考核以促进各部门各业务具体责任人规范实施各内控流程。 |
三、运用信息化手段加强内控管理。2019年投入20万元请外部专业公司建立学校内部控制系统,购置了预算、收入、支出、合同模块,并通过培训会议进行了全员培训,各项经济业务实际线上规范审批,提高了内控制度的执行力度。 |
内部控制工作中存在的问题和遇到的困难 |
一、未合理完整确定开展内部控制风险评估指标。各科室、各专业部门对本部门的风险认识只停留于常见事项,所采取的风险控制程序、制方法、控制措施及其有效性等都有待提高。 |
二、虽有内控制度,但由于操作人员操作水平不高,使得内控制度执行力大大削减。 |
三、各部门内控管理工作配合及协调及领导关注力度都有待提高。在现实工作中,单位只重视主营业务,不够重视内控管理,人力财力投入严重不足。 |
对当前行政事业单位内部控制工作的意见或建议 |
一、应借助于信息化云平台,利用信息化手段提升管控效能,通过平台建立单位内部跨部门的沟通和协调,将内部控制规则的日常业务流程嵌入信息系统中,使用人员可以利用信息化平台,对内部控制的环节、步骤、关键控制点、责任者的责权利一目了然,并明确自身在内部控制体系中的位置,使得全体教职工在执行信息系统时自觉履行内部控制规则,大大提高制度落实的便捷性、可靠性和高效性,把内控理念、控制活动、控制手段等要素通过信息化的手段固化到信息系统,实现内部控制体系的系统化和常态化。 |
二、上级主管部门应加强单位层面的监督和考核,以提高管理层的重视,推进内控制度的实施。 |
范例二:
内部控制工作的经验、做法、成效 |
为了有效防控廉政风险,进一步提高行政事业单位内部管理水平,财政部发布了《行政事业单位内部控制规范(实行)》,要求全面实施内部控制。本单位高度重视,积极行动。 |
一、主要经验及做法: 内部控制关键岗位人员的素质也是非常重要的因素,其道德素质和业务水平的高低会直接影响到内部控制工作的开展和效果,因此应该加强人才队伍的建设。通过招聘专业素质强的优秀人才,同时还要对现有的人员进行培训,不仅培训业务方面的技能,加强思想认识的教育,为内部控制环境的改善提供人力保障。 |
2.建立风险评估机制,提高风险防范意识 |
3.构建内部控制框架,完善业务制度流程 |
4.加快信息系统建设,促进沟通与监控 |
二、取得的成效: |
内部控制工作中存在的问题和遇到的困难 (一)制度建设不健全 一是制度建设缺乏系统性。不少内控制度仅包含了一般规章制度,如报销审批控制,未全面系统地整理汇编,造成同类事项的评判缺乏制度基础。二是制度缺乏后续优化机制。不少内控制度出台后就"一劳永逸",没能与时俱进。三是制度执行不到位。不少制度是出于应付目的,未考虑实际操作,制度遵照执行起来有难度。 (二)未准确划分岗位职责 一是岗位职责不明确。单位没有准确定岗,部分事项存在遗漏、责任推诿现象,如历史遗留事项的处理,审批后管理等。二是分工不合理。部分不相容业务由同一人处理,如资产管理员由财务人员兼任,既加大了个人舞弊的风险,也导致疏漏不能及时被发现。三是不注重各个岗位人员的配备。由于人员不足,部分岗位一人兼多职,在执行过程中容易出现错误和偏差,直接影响内部控制的有效性。 (三)基于内控的内部监督不力
一是不重视跟踪执行。如对未能如期办理的事项,没有报告机制及惩罚措施。 二是不重视内审工作。单位人员过少,未设置内审机构,削弱了监督力度。 在积极探索实践的过程中,我们深深感受到内控机制建设是一项系统工程,做好这一系统工程需要用系统的方法来推进。为此,我单位今后将加强重视制度建设,并将这些问题逐一解决,避免此类问题再次出现,不断完善本单位内部控制建设。具体解决措施如下: 第一,领导带头全员参与是前提。内控机制建设涉及面广、系统性强,涉及到各个部门、各个岗位和每一位工作人员,全单位上下必须形成齐抓共管的工作单位。主要领导高度重视内控机制建设工作,带头落实内控机制建设的相关责任,积极承担风险防范第一责任人的职责,在整个内控机制建设中全程参与、全力推动、全面保障,从而带动其他班子成员和各部门自觉履行风险防范的分工职责。办公室作为具体牵头部门负责组织协调,制定实施方案,协助具体分解和落实内控任务,并对内控机制运行过程进行监督、考核和评价。各相关部门积极参与配合,制定相关工作制度,梳理工作规范,落实具体内控工作任务,共同发挥内控机制的作用。 第二,健全制度规范流程是核心。单位根据社保法律、法规和税收规范性文件,立足岗位和自身职责,对社保人员每一项行政行为都进行梳理、分析和研究,制定出统一的工作流程,使所有的工作行为都有法可依、有章可循。紧紧围绕“两权”运行轨迹,全面清理整合工作规程和内部管理制度,总结实践中的一些行之有效的经验和办法进行规范和固化,并上升为制度。建立起一系列既有实体性内容,又有程序性要求的工作制度,既明确规定应当怎么办,又要规定违反规定后如何处理,形成一整套环环相扣的制度链条,相互监督、相互制约、相互协调和相互促进,逐步把内控机制建设引向深入。 总之,我单位在内控机制建设上虽然做了一些工作,进行了积极探索,但取得的成绩还很有限。我们将虚心学习不自满,全力推进不懈怠,不断巩固、完善、提升我单位内控机制建设工作,为单位科学发展提供有力支撑。
范例三:
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